Importando o arquivo XML enviado pelo fornecedor

A importação do arquivo XML da nota fiscal do fornecedor é um procedimento fundamental para garantir agilidade, precisão e segurança no lançamento de documentos fiscais dentro do sistema. Além de reduzir erros causados por digitação manual, esse processo permite que informações como produtos, valores, impostos, emitente e dados fiscais sejam carregadas automaticamente, mantendo a integridade das informações e facilitando rotinas como entrada de estoque, conferência fiscal e controle financeiro. Em um cenário onde obrigações fiscais são cada vez mais rigorosas, a importação do XML também contribui para a conformidade tributária e para a rastreabilidade dos documentos eletrônicos.

Para importar um arquivo XML no Matrinet, vá ao menu superior, opção "Nota Fiscal / Nota de Entrada (NF-e, papel)." Em seguida clique no botão "+nota entrada"

Já na tela para inclusão da nova nota, marque a opção "Importar arquivo XML" para abrir o painel de seleção do arquivo, selecione o arquivo XML enviado pelo fornecedor e clique no botão "Processar Arquivo XML"

Quando um produto é adquirido pela primeira vez de um fornecedor, o sistema pode não conseguir identificar automaticamente qual item do XML corresponde ao produto já cadastrado na empresa. Isso acontece porque fornecedores diferentes podem utilizar descrições, códigos ou unidades distintas para o mesmo produto. Nesses casos, é necessário que o usuário selecione manualmente o produto correspondente em seu cadastro ou realize um novo cadastro. Para facilitar esse processo, o sistema disponibiliza os dados do produto já preenchidos com base nas informações importadas do XML da nota fiscal.

Caso o produto já exista no seu cadastro, marque a opção “Já tenho esse produto cadastrado com outro nome.”. Em seguida, utilize o campo Produto para selecionar, no combo, o produto que corresponde ao da nota fiscal.

Dica: Utilize o combo para localizar o produto correto pelo nome ou código.

Caso o produto não exista no seu cadastro, marque a opção “Não tenho esse produto e gostaria de cadastrá-lo.”. O sistema exibirá os dados pré-preenchidos com base nas informações da nota fiscal.

Revise as informações, faça os ajustes necessários e conclua o cadastro do produto.

Dica: As informações são preenchidas automaticamente para agilizar o cadastro. Verifique os dados antes de salvar.

Após realizar a associação ou o cadastro de todos os produtos que não foram identificados automaticamente pelo sistema, o usuário será direcionado para a tela de edição da nota fiscal. Nessa etapa, é importante verificar o campo “CFOP 2”, que corresponde ao CFOP que será utilizado na geração do arquivo SINTEGRA. Esse campo deve ser preenchido conforme a orientação da contabilidade da empresa, garantindo que as informações fiscais sejam exportadas corretamente para as obrigações acessórias.

Após conferir todas as informações da nota fiscal, como produtos, valores, tributações e CFOPs, o usuário deverá clicar no botão “Salvar Nota de Entrada” para concluir o processo. Nesse momento, além do armazenamento dos dados da nota fiscal no sistema, também será realizada automaticamente a movimentação de entrada dos produtos no estoque, atualizando os saldos conforme as quantidades informadas na nota do fornecedor.