Manual de Emissão de NF-e (Modelo 55)

Tela: Nova Nota Fiscal — NF-e Modelo 55

Para quem é este manual: pessoas que vão emitir notas fiscais no dia a dia, mesmo sem conhecimento de contabilidade. A ideia é explicar, em linguagem simples, o que preencher em cada parte da tela e o que acontece quando você envia a nota.

1. O que é essa tela

A NF-e modelo 55 é a nota fiscal eletrônica de produtos — aquela usada quando sua empresa vende ou envia mercadorias para outra empresa ou para um consumidor. Ela é diferente do cupom fiscal do balcão (NFC-e, modelo 65).

Nesta tela você monta a nota (quem compra, o que está sendo vendido, valores e transporte) e, ao final, envia para a SEFAZ (a Secretaria da Fazenda do seu estado, o órgão do governo que autoriza a nota). Só depois que a SEFAZ autoriza é que a nota passa a ter valor legal.

Em resumo: você preenche a nota → clica em transmitir → o sistema gera o documento eletrônico e pede autorização à SEFAZ → a nota é autorizada e ganha validade.

2. Antes de começar

Confira se estes pontos já estão prontos (normalmente configurados uma única vez):

• Cadastro da sua empresa já preenchido no sistema (endereço, CNPJ, Inscrição Estadual). Esses dados do emitente (quem emite a nota) entram automaticamente — você não os digita nesta tela.
• Certificado digital válido e instalado. É a "assinatura eletrônica" da empresa; sem ele a SEFAZ não aceita a nota. O sistema usa o certificado automaticamente.
• Produtos cadastrados com suas informações fiscais (NCM, origem, impostos). Quanto melhor o cadastro do produto, menos coisa você precisa ajustar aqui.
• Cliente cadastrado (ou você pode cadastrar na hora, veja a seção Cliente).

Ambiente de teste x ambiente real

O sistema pode estar em homologação (ambiente de teste) ou produção (ambiente real).

• Em homologação, as notas não têm valor fiscal — servem só para testar. O nome do cliente sai como "NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL".
• Em produção, a nota é real e vale de verdade.

Se você está aprendendo, peça para usar homologação primeiro.

3. Visão geral da tela

A tela é dividida em blocos, de cima para baixo:

1. Cabeçalho — dados gerais da nota (tipo, natureza da operação, datas, número).
2. Cliente — para quem a nota está sendo emitida.
3. Referência (aparece só em alguns casos) — quando a nota corrige, complementa ou devolve outra nota.
4. Produtos — os itens que estão sendo vendidos/enviados.
5. Frete / Carga — como a mercadoria será transportada.
6. Valores totais — o total dos produtos e o total da nota.
7. Faturas / parcelas (aparece só na venda a prazo) — as parcelas a receber.
8. Informações complementares — observações que aparecem na nota.
9. Botões — Salvar ou Transmitir.

4. Passo a passo

4.1. Cabeçalho

É onde você define o "tipo" da nota e os dados de identificação.

• Tipo da Nota: escolha Nota de Saída (o mais comum — quando a mercadoria sai da sua empresa, como numa venda) ou Nota de Entrada (quando a mercadoria entra, como numa devolução que você recebe).
• CFOP: é um código que descreve o tipo da operação (venda, devolução, remessa, transferência etc.). Escolha na lista. Ao selecionar, o campo Natureza da Operação é preenchido automaticamente. O botão "Alterar todos" aplica o mesmo CFOP a todos os produtos da nota de uma vez.
• Natureza da Operação: uma frase curta que explica a operação (ex.: "Venda de mercadoria"). Normalmente já vem preenchida pelo CFOP; você pode ajustar (até 60 caracteres).
• Data de Emissão: a data em que a nota está sendo feita (geralmente hoje).
• Data de Saída/Entrada: quando a mercadoria efetivamente sai ou entra. Pode ser igual à emissão.
• Número: o número da nota. Costuma ser sequencial e vir sugerido; confira para não repetir.
• Série: a série da numeração (informada pela empresa/contabilidade; muitas vezes é 1).
• Forma de pagamento (À vista / À prazo / Outros / Sem pagamento): "À prazo" faz aparecer o bloco de Faturas/parcelas mais abaixo.
• Finalidade da NF-e: NF-e normal (o caso comum, uma venda comum); NF-e complementar (completa uma nota anterior, ex.: complemento de valor); NF-e de ajuste (ajusta informações de outra nota); Devolução/Retorno (devolução de mercadoria). Ao escolher qualquer opção que não seja "normal", aparece o bloco Referência para você informar a nota original.
• Indicador de presença: como foi a venda (presencial, pela internet, teleatendimento etc.). Para venda no balcão, use "1 - Operação presencial".
• Consumidor Final?: marque quando quem compra é o consumidor final (não vai revender). O sistema também identifica isso sozinho em alguns casos (por exemplo, quando o cliente não tem Inscrição Estadual).
• Contingência?: marque apenas quando a SEFAZ estiver fora do ar e você precisar emitir mesmo assim. No dia a dia, deixe desmarcado.

Dica: o modelo já é fixo em 55 (NF-e de produto) — você não precisa mexer nisso.

4.2. Cliente

Aqui você escolhe para quem a nota é emitida (o destinatário).

• Comece a digitar o nome, CNPJ/CPF no campo de busca e selecione o cliente na lista.
• Ao selecionar, os dados de endereço, documento e Inscrição Estadual são preenchidos automaticamente.
• Se o cliente ainda não existe, clique no botão "+" ao lado para cadastrar um cliente novo sem sair da tela.

Por que a Inscrição Estadual importa: se o cliente tem Inscrição Estadual, geralmente é uma empresa (contribuinte). Se não tem, costuma ser tratado como consumidor final. Isso influencia os impostos — por isso vale conferir se o cadastro do cliente está correto.

4.3. Referência (só em alguns casos)

Esse bloco aparece quando a Finalidade é complementar, ajuste ou devolução. Informe a chave de acesso (o número de 44 dígitos) da nota original que está sendo complementada/ajustada/devolvida. É isso que liga a nota nova à antiga.

4.4. Produtos

Aqui você adiciona os itens da nota. Para cada produto:

• Produto: busque e selecione. Ao escolher, vários campos são preenchidos a partir do cadastro do produto.
• Unidade: a unidade de medida (UN, KG, CX...).
• Qtd: a quantidade.
• Unitário: o preço de uma unidade.
• Total: o total do item (Qtd × Unitário), calculado automaticamente.
• CFOP: o código da operação deste item (normalmente vem do cabeçalho).
• Botão de lixeira: remove o item (pede confirmação).

Para adicionar mais itens, clique em "Adicionar produtos".

Detalhar (informações fiscais do item)

Ao marcar "Detalhar", abre-se a parte fiscal do item. Os campos mais úteis para o dia a dia:

• Descrição do produto: como o produto aparece na nota (pode ajustar).
• Desconto / Acréscimo / Frete / Seguro: valores em reais aplicados àquele item. Se preencher, eles entram na conta do total.
• NCM: um código que classifica o produto (obrigatório). Costuma vir do cadastro do produto.
• CEST: código usado por alguns produtos específicos (nem todos precisam).

Sobre os impostos (ICMS, PIS, COFINS, IPI, CST/CSOSN): essas informações normalmente já vêm preenchidas do cadastro do produto e da configuração fiscal da empresa. Só mexa aqui se você souber o que está fazendo ou se a contabilidade orientar. Preencher errado é a causa mais comum de a nota ser recusada.

Descendo no detalhamento, aparecem os quadros de impostos (ICMS e ICMS ST, IPI, PIS e COFINS). Na prática, eles vêm preenchidos pelo cadastro do produto — servem só para você reconhecer essas áreas, não para preencher manualmente.

Produtos importados têm ainda o quadro Declaração de Importação (número e data da DI, local de desembaraço etc.). Só é preenchido quando a mercadoria veio de fora do país.

4.5. Frete / Carga

Define como a mercadoria vai ser transportada.

• Modalidade do frete: quem paga/organiza o transporte. Se não há transporte envolvido, use "Sem Ocorrência de Transporte".
• Quantidade de volumes, Espécie (Caixa, Palete...), Marca: descrição da carga (opcional, mas útil).
• Peso Líquido e Peso Bruto: pesos da mercadoria.
• "Detalhar o transporte": abre campos para informar a transportadora (nome/CNPJ) e o veículo (placa e UF), quando houver.

4.6. Valores totais

Mostra Total dos produtos e Total da nota.

• Clique em "Calcular total" para atualizar os valores depois de mexer nos itens.
• "Detalhar o total da nota" abre a soma completa (descontos, frete, seguro, impostos etc.).

Diferença entre os dois totais: o Total dos produtos é só a soma das mercadorias. O Total da nota é o valor final, já considerando desconto, frete, seguro e outros acréscimos.

4.7. Faturas / parcelas (venda a prazo)

Esse bloco aparece quando a forma de pagamento é "À prazo". Informe as parcelas (data de vencimento e valor de cada uma). Elas viram as duplicatas da nota e também alimentam o contas a receber do sistema.

4.8. Informações Complementares

Um campo livre para observações que devem aparecer na nota (ex.: número do pedido, condições combinadas). O sistema também acrescenta aqui, automaticamente, a informação de total aproximado de tributos (a famosa frase "Fonte IBPT"), quando aplicável.

5. Salvar ou Transmitir

No fim da tela há dois botões:

• Salvar a nota: guarda a nota como rascunho, sem enviar para a SEFAZ. Use para continuar depois ou revisar.
• Transmitir nota para a SEFAZ: envia a nota para autorização. O sistema pede uma confirmação ("Deseja realmente transmitir?") para evitar envio por engano.

O que acontece ao transmitir

1. O sistema monta o documento eletrônico (o XML) com tudo o que você preencheu.
2. Assina com o certificado digital da empresa.
3. Envia para a SEFAZ, que confere e responde.
4. Se estiver tudo certo, a nota é autorizada e passa a valer. A partir daí você pode imprimir o DANFE (o papel/PDF que acompanha a mercadoria) e enviar o arquivo ao cliente.
5. Se algo estiver errado, a SEFAZ rejeita e mostra o motivo — você corrige e transmite de novo.

DANFE é a versão impressa/resumida da nota que viaja com o produto. Ele não é a nota em si — a nota é o arquivo eletrônico autorizado —, mas serve para consulta e acompanhamento.

6. Situações especiais

• Devolução, ajuste ou complemento: escolha a Finalidade correspondente no cabeçalho e informe a chave da nota original no bloco Referência.
• Consumidor final sem cadastro completo: é possível emitir informando apenas o CPF; nesse caso alguns dados de endereço podem ser dispensados.
• Venda para outro estado: o sistema identifica automaticamente que é uma operação interestadual e trata os impostos de forma adequada — por isso é importante que o endereço do cliente esteja correto.
• Contingência: use somente quando a SEFAZ estiver indisponível. A nota é emitida em modo de contingência e regularizada depois.

7. Erros comuns (e como evitar)

8. Glossário rápido

• NF-e (modelo 55): nota fiscal eletrônica de produtos.
• SEFAZ: órgão do governo estadual que autoriza a nota.
• Emitente: sua empresa (quem emite a nota).
• Destinatário: o cliente (para quem a nota é emitida).
• CFOP: código que diz qual é a operação (venda, devolução, remessa...).
• Natureza da Operação: descrição em palavras da operação.
• NCM: código que classifica o produto.
• CEST: código usado por certos produtos específicos.
• CST / CSOSN: códigos que dizem como o imposto (ICMS) é aplicado ao produto.
• Inscrição Estadual (IE): registro estadual de empresas contribuintes.
• Consumidor final: quem compra para usar, não para revender.
• Certificado digital: a "assinatura eletrônica" da empresa.
• Chave de acesso: o número de 44 dígitos que identifica cada nota.
• DANFE: o documento impresso/PDF que acompanha a mercadoria.
• Duplicata: cada parcela de uma venda a prazo.
• Contingência: modo de emissão para quando a SEFAZ está fora do ar.
• Homologação x Produção: ambiente de teste (sem valor fiscal) x ambiente real.

9. Fluxo resumido (passo a passo rápido)

1. Confira Tipo da Nota e escolha o CFOP (a Natureza da Operação preenche sozinha).
2. Ajuste datas, número, forma de pagamento e finalidade.
3. Selecione o Cliente (ou cadastre na hora).
4. Adicione os Produtos com quantidade e valor.
5. Preencha o Frete/Carga (ou "Sem Ocorrência de Transporte").
6. Clique em Calcular total e confira os Valores totais.
7. Se for a prazo, informe as parcelas.
8. Escreva Informações complementares, se precisar.
9. Clique em Transmitir nota para a SEFAZ e confirme.
10. Aguarde a autorização, imprima o DANFE e envie ao cliente.

Este manual descreve a tela de emissão de NF-e modelo 55 do sistema. Em caso de dúvida sobre impostos, CFOP ou classificação de produtos, consulte a sua contabilidade — essas escolhas têm efeito fiscal.